クレームの対応と代行・相談・処理窓口


    クレーム電話も怖くない電話対応の基本用語


接遇用語…(接客業務時におけるお客様に対する接客用語)
わたし わたくし
あなた あなた様
誰ですか どちら様ですか
○○さんですか ○○さんでいらっしゃいますか
ハイ、います ハイ、おります
てまえども、私たち 私ども
うちの会社 私ども、当社
相手の会社 そちら様、○○様、お客様、御社、貴社
あっち、こっち あちら、こちら
今、席にいません ただ今、席を外しております
電話中です 他の電話に出ております
電話してもらえますか お電話いただけますでしょうか
ちょっと待って下さい 少々お待ち頂けますか
どんなことですか どのようなご用件でしょうか
そうですか 左様でございますか
いいですよ 結構です
いいですよ わかりました 承知いたしました かしこまりました
すみません 申し訳ございません
言っておきます 申し伝えます
できません できかねます、いたしかねます
知りません 知っています 存じておりません 存じております
後から知らせます 後ほどお知らせ致します
来ませんか いらっしゃいませんか
すぐ行きます ただ今参ります
お待ちどうさまです お待たせいたしました
分かりましたか ご理解いただきましたか
分かりません 分かりかねます
やめて下さい ご遠慮願えますか
何とかしてもらえませんか ご配慮願えませんでしょうか
どうですか いかがでしょうか
面倒かけますが お手数ですが


クッション言葉…(クッション言葉は相手への心づかいと、会話を和らげる効果のある言葉)

1.依頼するとき
  ・恐れ入りますが・・・・・・・・・・・・・例:恐れ入りますがもう少し詳しくご説明頂けますでしょうか
  ・よろしければ・・・・・・・・・・・・・・・例:よろしければご用件を承りましょうか
  ・お手数おかけいたしますが・・・・例:お手数ですがご住所確認させていただけますか
  ・勝手を申し上げて恐縮ですが・・例:勝手を申し上げて恐縮ですが〜となっております
  ・いかがでしょうか
  ・恐縮でございますが
  ・ご面倒ですが
  ・ご迷惑とは存じますが
  ・お時間ありましたら
  ・ご都合が宜しければ

2.お断り・お詫びするとき
  ・あいにくでございますが・・・・・・・例:あいにく○○は席をはずしております
  ・申し訳ございませんが・・・・・・・・例:申し訳ございませんが○○はただ今接客中でございます 
  ・勝手ではございますが
  ・せっかくでございますが
  ・出来かねます・致しかねます
  ・ご配慮願えませんでしょうか
  ・残念ながら
 
3.尋ねるとき
  ・失礼ですが・・・・・・・・・・・・・・・・例:失礼ですがお名前をお教えいただけますか
  ・お差支えなければ・・・・・・・・・・・例:お差し支えなければ携帯番号をお聞かせ願えますか
  ・少々おたずねしたいのですが

お詫び言葉

  ・申し訳ございません
  ・ご迷惑をおかけ致しました
  ・大変失礼を致しました
  ・お詫び申し上げます
  ・ごもっともでございます
  ・おっしゃる通りでございます
  ・あってならない事でした
  ・いろいろとお手数をおかけ致しました
  ・お許しくださいませ
  ・さっそく調べてお返事申し上げます
  ・まことに不行き届きで申し訳ございません
  ・今後十分注意いたします
  
クレームがクレームを呼び込むNG対応

1.使ってはいけない「あいまいな言葉」
  ・ 「多分〜だと思います」
  ・ 「〜ではないでしょうか」
  ・ 「もしかすると〜かもしれません」
  ・ 「〜のはずですが…」
  ・ 「たしか〜ですよ」
  
2.してはいけないクレーム対応
  ・相手の話を遮る、はぐらかす・・・・それはですね、ちょっと待ってくださいよ
  ・慇懃無礼、軽視する・・・・・・・・・・・そんなことも分からないんですか
  ・迷惑がる・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・今忙しいんですが、はいはいはい、はあ〜?
  ・正当化、言い訳をする・・・・・・・・・先ほどから申し上げてるように〜なんですが
  ・相手を責める、疑う・・・・・・・前例がない、普通ではありえません、そんなはずありません
  ・開き直り、否定する・・・・・・・出来ません、分かりません、ありません、しかし、でも、ですが

      


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